Hilfe
Für jede Funktion eine Anleitung.
112 Schritt-für-Schritt-Anleitungen, von der Einrichtung über Mitarbeitende und Erinnerungen bis zu Tarifwechsel und Kündigung. Such einfach nach dem, was du gerade brauchst.
Nur zeigen, was enthalten ist in:
Erste Schritte
Vom Anlegen des Betriebs bis zum ersten Termin über deinen Buchungslink.
- Betrieb anlegen und Testphase startenWie du dein Konto und deinen Betrieb anlegst und was in den ersten 30 Tagen gilt.
- Der Einrichtungs-Assistent Schritt für SchrittFünf Schritte bis zur freigeschalteten Buchungsseite und was passiert, wenn du zwischendrin aufhörst.
- Branche wählen und später ändernWas die Branche steuert, was sie nicht anfasst und warum es kein Zurück auf „keine Angabe“ gibt.
- Du oder Sie, die Anrede deiner KundschaftEin Schalter, der Mails, Buchungsseite und Chatbot zugleich umstellt.
- Deinen Buchungslink finden und teilenWo der Link steht, wie du die Adresse änderst und wo du ihn überall hinterlegen solltest.
- Startklar-ChecklisteDie Punkte, die vor dem ersten geteilten Link erledigt sein sollten, in sinnvoller Reihenfolge.
Termine & Kalender
Termine ansehen, anlegen, verschieben, absagen und was deine Kundschaft selbst darf.
- Den Kalender nutzenTag, Woche, Monat, Auslastungs-Heatmap und der Lücken-Radar, der tote Zeit sichtbar macht.
- Termin von Hand anlegen (Telefon, Tresen, Walk-in)Die Schnellanlage für alles, was nicht online gebucht wurde.
- Termin bestätigen, ablehnen, absagen oder als No-Show markierenDie Ein-Klick-Aktionen in der Terminliste und was sie auslösen.
- Die Terminstatus im ÜberblickAcht Status, wer sie setzt und was sie bedeuten.
- Was deine Kundschaft selbst darfStornieren und Verschieben über den Link in der Bestätigungsmail, mit deinen Fristen.
- No-Shows erfassen und wiedererkennenWie du Nichterscheinen markierst und was das System sich davon merkt.
- Video- und Telefontermine anbietenab ProDen Ort einer Leistung auf Video oder Telefon stellen und woher der Meeting-Link kommt.
- Termine exportieren und in den Kalender holenCSV für Excel, ICS-Datei für einen einzelnen Termin.
Leistungen
Was du anbietest, wie lange es dauert und was es kostet.
- Leistung anlegenName, Dauer, Preis, die Grundlage jeder Buchung.
- Einwirkzeit nutzen und Lücken füllenEine Leistung in Arbeit (Einwirkzeit) Arbeit zerlegen und die Wartezeit für andere Termine freigeben.
- Vorbereitungshinweis zu einer LeistungEin kurzer Text plus Link, den deine Kundschaft vor dem Termin bekommt.
- Leistungen ohne festen Termin (Beratung anfragen)Für alles, wo Dauer und Preis erst nach einem Gespräch feststehen.
- Leistung deaktivieren oder löschenWarum Deaktivieren fast immer der richtige Weg ist.
Mitarbeitende
Personen anlegen, Arbeitszeiten pflegen, Urlaub eintragen, Zugänge vergeben.
- Mitarbeitende anlegenEine Person hinzufügen und festlegen, welche Leistungen sie anbietet.
- Arbeitszeiten einer Person festlegenEigene Wochenvorlage statt Betriebszeiten, und der Unterschied zwischen „frei“ und „nicht gesetzt“.
- Urlaub, Krankheit und Fortbildung eintragenZeiträume sperren und betroffene Termine in einem Zug absagen.
- Mitarbeitende entfernenDeaktivieren statt löschen und warum das die einzige Möglichkeit ist.
- Rollen und RechteWer was darf und warum jeder alle Termine sieht.
- Kolleginnen und Kollegen einen eigenen Zugang gebenab EnterprisePer Einladung, jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Passwort an.
- Eigene Rollen anlegenab EnterpriseSelbst festlegen, was jemand darf: Recht für Recht angehakt.
Kundschaft
Kundendaten pflegen, importieren, exportieren und löschen.
- Kundschaft anlegen und pflegenStammdaten, Geburtstag, Notizen und das VIP-Kennzeichen.
- Kundendaten aus einer CSV-Datei importierenBestandskundschaft aus deinem alten System übernehmen, mit den Grenzen, die der Import hat.
- Einwilligungen ansehen und widerrufenWarum du eine Werbe-Einwilligung widerrufen, aber nie selbst erteilen kannst.
- Kunde löschen (Auskunft und Löschung nach DSGVO)Was gelöscht wird, was bleibt und was du bei einem Löschverlangen tun musst.
- Wie lange Daten gespeichert bleibenDie Fristen, nach denen automatisch aufgeräumt wird.
- Kundendaten exportierenDeine Kundenliste als CSV herausziehen.
Öffnungszeiten & Verfügbarkeit
Was bestimmt, welche Zeiten deine Buchungsseite anbietet.
- Öffnungszeiten festlegenDie Wochenvorlage deines Betriebs: Grundlage für alle, die keine eigene haben.
- Betriebsferien und FeiertageWie du den Betrieb für einen Zeitraum dichtmachst und was heute noch fehlt.
- Vorlaufzeit, Buchungshorizont und StornofristWie kurzfristig, wie weit im Voraus und bis wann abgesagt werden darf.
- Pufferzeit zwischen TerminenAufräumen, Umziehen, Durchatmen, ohne dass es in jeder Leistung stehen muss.
- Slot-Lenkung: welche Zeiten hervorgehoben werdenSanft steuern, welche Zeiten gebucht werden, ohne die anderen zu verstecken.
- Wie viele Online-Buchungen pro TagEinen Deckel setzen, damit ein Tag nicht komplett online vollläuft.
- Automatisch oder von Hand bestätigenOb eine Online-Buchung sofort verbindlich ist oder erst auf dein Ja wartet.
- Meine Buchungsseite zeigt keine TermineDie Liste der Ursachen, von der häufigsten zur seltensten.
Buchungsseite & Erscheinungsbild
Wie deine Buchungsseite aussieht, was sie abfragt und wo sie überall auftauchen kann.
- Logo und Auftritt der BuchungsseiteLogo hochladen, Rechtstexte hinterlegen, Hell- und Dunkelmodus.
- Eigene Akzentfarbeab ProOrange durch deine Hausfarbe ersetzen.
- Den Seqnd.io-Hinweis ausblendenab EnterpriseDie Zeile „Powered by Seqnd.io“ im Fuß der Buchungsseite abschalten.
- Buchungsseite in die eigene Website einbettenDeine Schaufensterseite als Rahmen auf deiner Seite statt als Link nach draußen.
- Was das Buchungsformular abfragtPflichtfelder, freiwillige Häkchen und warum der Preis über dem Knopf steht.
- Eigene Unterlagen nach der Buchung mitgebenab EnterprisePDFs und Bilder, die deine Kundschaft nach dem Buchen bekommt.
- Eigene Einwilligungen im Buchungsformularab EnterpriseSelbst formulierte Häkchen (pflichtig oder freiwillig) mit belastbarem Nachweis.
Warteliste
Ausgebuchte Tage nicht verlieren: Wer wartet, rückt bei einem Storno automatisch nach.
- Warteliste einschaltenab ProEin Schalter, ein Zeitfenster, mehr braucht es nicht.
- Wie das Nachrücken funktioniertab ProWer ein Angebot bekommt, in welcher Reihenfolge und was bei einem verlorenen Rennen passiert.
- Wartende verwaltenab ProVon Hand einen Termin anbieten, jemanden direkt eintragen oder aus der Liste nehmen.
Kurse
Gruppentermine mit fester Teilnehmerzahl: Yoga, Workshop, Gruppencoaching.
- Kurs und Kurstermine anlegenab ProEine Leistung zum Kurs machen und Termine ansetzen, einzeln oder als wöchentliche Serie.
- Teilnehmende verwalten und Plätze ändernab ProWer angemeldet ist, wie du Plätze anpasst und warum Verschieben mit Anmeldungen nicht geht.
- Kurs-Wartelisteab ProWenn ein Kurs voll ist: Wartende eintragen und automatisch nachrücken lassen.
- Anwesenheit abhakenab ProNach dem Kurs in einem Durchgang festhalten, wer da war.
- Kurstermin absagenab ProEinen einzelnen Termin oder alle künftigen einer Serie absagen.
- Kurse in deinem verbundenen Kalenderab ProWas in Google und Outlook ankommt und was bewusst nicht.
Kiosk & Tablet
Ein Tablet am Tresen, zur Selbstbedienung oder als Eingangsanzeige.
Bewertungen
Nach dem Termin um Feedback bitten und was davon bei Google landet.
Erinnerungen & Termin-Mails
Was rund um einen Termin automatisch rausgeht und wie du die Texte änderst.
- Terminerinnerungen einrichtenWann eine Erinnerung rausgeht, auf welchem Weg und wie viele Regeln du haben darfst.
- Welche Mails automatisch rausgehenDie vollständige Liste, an deine Kundschaft und an dich.
- Eigene Mailtexte schreibenab ProBestätigung, Erinnerung und alle anderen Endkundentexte in deinen Worten.
- Eigene Mails zu selbst gewählten Anlässenab ProDrei zusätzliche Anlässe, zu denen du eigene Nachrichten verschicken kannst.
- SMS-Kontingent verstehenWie viele SMS enthalten sind, wann sie neu gutgeschrieben werden und wann sie verfallen.
- SMS nachkaufenEin SMS-Paket für die Monate, in denen das Kontingent deines Tarifs nicht reicht.
- Deine eigenen BenachrichtigungenWas du im Admin angezeigt bekommst und wohin deine Mails gehen.
Kalender-Synchronisation
Termine in Google, Outlook, Apple Kalender, lesend oder in beide Richtungen.
- Kalender abonnieren (iCal-Feed)Ein Link, den jeder Kalender abonnieren kann, lesend, aber überall.
- Google Kalender verbindenab ProEchte Zwei-Wege-Verbindung: Termine wandern hin, Änderungen kommen zurück.
- Outlook und Teams verbindenab ProMicrosoft 365 anbinden, inklusive automatischer Teams-Besprechung bei Videoterminen.
- Wenn der Kalender-Abgleich klemmtWas du prüfen kannst, bevor du dich meldest.
- Eigenen Kalender verbinden (für Mitarbeitende)ab ProPrivate Termine sperren automatisch die eigenen Buchungszeiten, ohne dass jemand sieht, worum es geht.
Werbung & Kundenbindung
Erinnerungen an den nächsten Termin, Geburtstagsgrüße, Aktionen, und die Regeln dahinter.
- Werbe-Einwilligung: die GrundregelOhne Zustimmung geht keine Werbemail raus. Wie deine Kundschaft zustimmt und was das für dich heißt.
- Erinnerung an den nächsten Termin (Recall)Nach einem passenden Abstand automatisch daran erinnern, dass wieder etwas ansteht.
- Kundschaft zurückholen, die lange nicht da warab ProNach längerer Pause automatisch nachfassen.
- Geburtstagsgrüße und Aktionenab ProZum Geburtstag gratulieren, automatisch, aber nur mit hinterlegtem Datum.
- Serienmail an ein Kundensegmentab EnterpriseEinmal schreiben, einmal an einen Ausschnitt deiner Kundschaft verschicken.
- Werbe-Mail-KontingentWie viele werbliche Mails in deinem Tarif enthalten sind und was gilt, wenn sie nicht reichen.
- Meine Werbe-Mails gehen nicht rausDie Prüfkette in der Reihenfolge, in der sie greift.
- Abmeldungen und WidersprücheWas passiert, wenn jemand auf „abmelden“ klickt und was du davon siehst.
KI-Chatbot
Ein Assistent, der auf deiner Buchungsseite Fragen beantwortet und Termine bucht.
- Chatbot einschaltenab EnterpriseWo er auftaucht, was er kann und wie du ihn dazubuchst.
- Chatbot einstellenab EnterpriseBegrüßung, Anrede und eigene Fragen und Antworten.
- Chatbot auf der eigenen Website einbettenab EnterpriseDer Assistent als Fenster auf deiner Homepage.
- Grenzen und Kosten des Assistentenab EnterpriseDer Kostendeckel, was passiert, wenn er erreicht ist, und was der Bot nicht protokolliert.
Statistik
Was deine Zahlen zeigen und welcher Tab in welchem Tarif steckt.
- Übersicht: die GrundzahlenBuchungen, No-Show-Quote, Stornos, Kanäle und deine Top-Leistungen.
- Auswertung nach Mitarbeitendenab ProWer wie ausgelastet ist, wer wie oft ausdrücklich gewünscht wird.
- Umsatzauswertungab ProGesamtumsatz, Durchschnittswert je Termin, Trend und die stärksten Leistungen.
- Kundenauswertungab EnterpriseRückkehrquote, Neu gegen Stamm, deine wichtigsten Kundinnen und Kunden.
- Betriebsauswertungab EnterpriseVorlauf, Stoßzeiten, Stornogründe, Wartelisten-Erfolg.
- Statistik exportierenab EnterpriseDie Tabellen als CSV für die eigene Auswertung.
Tarif & Abrechnung
Testphase, Upgrade, Downgrade, Rechnungen, Kündigung.
- Die 30-Tage-TestphaseWas enthalten ist, was danach passiert und warum dabei keine Forderung entsteht.
- Tarif hochstufen (Upgrade)In einen größeren Tarif wechseln, sofort wirksam, mit Gutschrift für die ungenutzte Zeit.
- Tarif herunterstufen (Downgrade)Was du verlierst, was bleibt und warum nichts gelöscht wird.
- Abrechnungszeitraum wählen1, 6, 12 oder 24 Monate, was das für Preis und Kündigung bedeutet.
- Zahlungsmethode und RechnungenKarte ändern, Rechnungen herunterladen, Rechnungsadresse pflegen.
- Zahlung fehlgeschlagenWas passiert, wenn eine Abbuchung nicht klappt.
- Chatbot-Add-on dazubuchen oder kündigen14,90 € pro Monat in Basis und Pro. In Enterprise ist der Chatbot enthalten.
- Einrichtungsservice beauftragenWir legen Leistungen, Mitarbeitende und Zeiten an und übernehmen deine bestehenden Termine, ab 129,00 €.
- KündigenZwei Wege, im Konto oder ohne Login, beide ohne Frist.
- Betrieb und Daten löschenWas nach der Kündigung mit deinen Daten passiert.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Warum du ihn brauchst und wo er steht.
Konto & Sicherheit
Anmelden, Passwort, mehrere Betriebe, Support erreichen.
- Anmelden und Passwort vergessenZwei Wege hinein, mit Passwort oder per Link aus der Mail.
- Passwort ändernIm Profil, mit dem bisherigen Passwort als Nachweis.
- Zwei-Faktor-AnmeldungEin Code aus dem Handy zusätzlich zum Passwort.
- Dein ProfilWas du selbst ändern kannst und was nicht.
- Hell- oder DunkelmodusDer Umschalter oben rechts, gilt für dich, nicht für deinen Betrieb.
- Mehrere Betriebe verwaltenZwischen Standorten oder Firmen wechseln.
- Support erreichenWelche Wege es gibt und wer welchen bekommt.
Umzug von einer anderen Lösung
Von deinem bisherigen Terminsystem zu uns, ohne Lücke im Kalender.
Du kommst von einer anderen Terminlösung?
Dann brauchst du keine Anleitung, sondern einen Plan. Wir haben aufgeschrieben, was mitkommt, was nicht, und wie du umziehst, ohne dass dir ein Termin durchrutscht.
Nicht gefunden, was du brauchst?
Schreib uns. Wir antworten in der Regel am selben Werktag, und wenn eine Anleitung fehlt, schreiben wir sie.