Vorlaufzeit, Buchungshorizont und Stornofrist

Sie ist voreingestellt auf 120 Minuten. Für einen Salon mit Laufkundschaft ist das oft zu lang: Wer mittags spontan einen Termin für den Nachmittag sucht, findet dann erst welche ab zwei Stunden später und geht womöglich woanders hin.

Umgekehrt schützt sie dich davor, mitten in einem Termin über eine Buchung informiert zu werden, die in fünf Minuten anfängt. Wenn du dein Postfach nicht ständig im Blick hast, ist eine kurze Vorlaufzeit riskant.

Die Betriebsauswertung hat dafür eine passende Zahl: das Vorlauf-Histogramm. Sammelt sich dort eine Spitze genau an deiner eingestellten Grenze, blockiert die Einstellung Buchungen, die es sonst gäbe.

Die Stornofrist gilt auch fürs Verschieben. Wer nicht mehr stornieren darf, darf auch nicht mehr umbuchen, sonst wäre das Verschieben auf einen fernen Termin eine Absage durch die Hintertür.

Die Vorlaufzeit gilt auch für Wartelisten-Angebote. Ein frei gewordener Termin, der zu kurzfristig läge, wird niemandem angeboten.

Für Kurse gilt die Vorlaufzeit ebenfalls, der Buchungshorizont aber nicht. Sonst verschwände ein zwölfwöchiger Kurs bei einem Horizont von sechzig Tagen ab der neunten Woche aus der Liste, obwohl er noch läuft.

Neue Mitarbeitende, neue Öffnungszeiten, eine weggefallene Schließzeit, all das erzeugt freie Termine, aber kein Wartelisten-Angebot. Die Liste meldet sich nur, wenn ein konkreter Termin frei wird, etwa durch eine Absage. Deshalb bleibt jemand still auf der Liste sitzen, obwohl seit heute eine zweite Person buchbar wäre.

Wenn du trotz ausgebuchtem Tag jemandem einen Termin ermöglichen willst, biete ihn von Hand an: unter Admin → Warteliste über „Termin anbieten“. Der Gast bekommt dieselbe Angebotsmail wie nach einer Absage, nur dass du statt der Automatik die Uhrzeit wählst.