Was deine Kundschaft selbst darf

Ein Anruf „ich muss leider absagen“ kostet dich mitten im Termin zwei Minuten und deiner Kundschaft die Überwindung. Deshalb enthält jede Bestätigungsmail einen persönlichen Link, über den sich der Termin selbst stornieren oder verschieben lässt, ohne Konto, ohne Passwort, ohne Anruf. Wie lange vorher das möglich ist, bestimmst du über die Stornofrist.

Wo du es findest

Admin → Einstellungen → Tab Buchung (Feld „Stornofrist“)

So geht's

Lege in den Einstellungen die Stornofrist in Stunden fest.
Voreingestellt sind 24 Stunden.
Fertig. Der Link steht in jeder Bestätigungsmail und in der Terminliste bei jedem Termin.
Wenn jemand seine Mail nicht mehr findet, kannst du ihm den Link aus der Terminliste heraus schicken.

Was die Stornofrist wirklich bewirkt

Die Frist gilt für Stornieren und Verschieben gleichermaßen. Ist sie abgelaufen, verschwindet der Knopf nicht nur aus der Oberfläche, der Server weist den Vorgang zusätzlich ab. Das ist wichtig, weil eine Oberfläche allein sich umgehen ließe.

Eine kurze Frist macht es deiner Kundschaft leicht und dir das Leben schwer; eine lange Frist ist umgekehrt. Vierundzwanzig Stunden sind ein üblicher Kompromiss: genug Zeit, um die Lücke über die Warteliste zu füllen, kurz genug, um nicht unfreundlich zu wirken.

Ist die Frist abgelaufen, bleibt deiner Kundschaft der Anruf. Das ist bewusst so, nach Fristablauf soll die Entscheidung bei dir liegen, nicht bei einem Formular.

Warum eine fristgerechte Absage nicht gegen jemanden zählt

Wer sich rechtzeitig meldet, verhält sich genau so, wie du es dir wünschst, er gibt dir die Chance, die Zeit neu zu vergeben. Eine fristgerechte Stornierung fließt deshalb ausdrücklich nicht in die No-Show-Historie ein.

Sie löst stattdessen sofort die Benachrichtigung deiner Warteliste aus, nicht erst über Nacht. Bei einer Absage am Vorabend ist das der Unterschied zwischen einer gefüllten und einer leeren Stunde.

Was beim Verschieben anders ist

Die Ansicht, die deine Kundschaft beim Verschieben sieht, zeigt nur zwei Wochen im Voraus, unabhängig davon, wie weit dein Buchungshorizont reicht. Wer weiter planen will, bucht neu oder ruft an.

Eine Wahl der Person gibt es dort nicht; gesucht wird immer über alle. Wer unbedingt zu einer bestimmten Person will, ist über eine neue Buchung besser bedient.

Technisch entsteht dabei zuerst der neue Termin und erst danach wird der alte auf „umgebucht“ gesetzt. Diese Reihenfolge ist Absicht: Scheitert der neue Termin, bleibt der alte unangetastet stehen. Ein Doppel-Slot kann so nicht entstehen.

Absage am Vorabend, Lücke am nächsten Morgen gefüllt

Um 19:40 Uhr storniert jemand seinen Termin für den nächsten Vormittag, bei einer Frist von 24 Stunden gerade noch möglich, weil der Termin erst um 11:00 Uhr ist.

Noch in derselben Minute geht ein Angebot an die erste passende Person auf der Warteliste. Am nächsten Morgen ist die Stunde wieder belegt, ohne dass jemand im Betrieb etwas getan hätte.

Gut zu wissen

Storniert jemand fristgerecht, zählt das bewusst nicht gegen seine No-Show-Historie. Wer sich rechtzeitig meldet, soll dafür nicht schlechter dastehen.
Beim Stornieren ist ein Grund Pflicht, aus einer festen Liste, bei „Sonstiges“ mit optionalem Freitext.
Ein Storno benachrichtigt sofort deine Warteliste, nicht erst in der Nacht.
Beim Verschieben zeigt die Oberfläche deiner Kundschaft nur zwei Wochen im Voraus, unabhängig davon, wie weit dein Buchungshorizont reicht. Eine Mitarbeiterwahl gibt es dort nicht, es wird immer über alle gesucht.
Verschiebt jemand, erbt der neue Termin den Bestätigungsstatus des alten. Ein bestätigter Termin bleibt bestätigt, auch wenn du inzwischen auf manuelle Bestätigung umgestellt hast.

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