Termin von Hand anlegen (Telefon, Tresen, Walk-in)

Am Telefon willst du keinen Datenschutzhinweis vorlesen und keine acht Felder ausfüllen. Die Schnellanlage fragt deshalb nur das, was du im Gespräch ohnehin erfährst: Leistung, Zeit, Name, eine Kontaktmöglichkeit. Sie ist der Weg für alles, was nicht online entstanden ist: Anrufe, Laufkundschaft, der Termin, den jemand beim Verabschieden noch mitnimmt.

Wo du es findest

Admin → Kalender → Knopf „Termin anlegen“ (oder ein Klick auf eine freie Fläche im Raster). Dasselbe Formular liegt unter Admin → Termine → Schnellanlage (/admin/termine/quick).

So geht's

Leistung wählen.
Ab sechs Leistungen kannst du in das Feld tippen und die Liste filtern, auch mit zwei Wörtern in beliebiger Reihenfolge.
Mitarbeitende(n) wählen oder leer lassen.
Leer bedeutet: die erste verfügbare Person bekommt den Termin.
Datum und Uhrzeit eintragen.
Name und Telefonnummer oder E-Mail erfassen, optional eine Notiz.
Fährst du zur Kundschaft: Straße, PLZ und Ort eintragen.
Die Felder erscheinen nur, wenn die gewählte Leistung als „Wir fahren zur Kundschaft“ angelegt ist und der Termin vor Ort stattfindet. Ohne Adresse lässt sich nicht speichern, sonst weiß am Terminmorgen niemand, wohin.
Quelle setzen: Telefon oder Vor Ort.
Das erscheint später in der Statistik unter Buchungskanäle.
Speichern.

Warum hier kein Datenschutz-Häkchen steht

Wenn jemand selbst online bucht, gibt er seine Daten selbst ein und bestätigt dabei den Datenschutzhinweis. Legst du den Termin an, ist das ein interner Vorgang deines Betriebs, du verarbeitest Daten, die dir am Telefon genannt wurden, auf Grundlage der Vertragsanbahnung.

Das hat eine Folge, die man leicht übersieht: Diese Kundschaft kann dir online keine Werbe-Einwilligung geben, weil sie nie ein Formular vor sich hatte. Zustimmen kann sie nur über den Link in ihrer Bestätigungsmail, und den bekommt sie nur, wenn du eine E-Mail-Adresse hinterlegt hast.

Wenn dir Recall- und Geburtstagsmails wichtig sind, lohnt es sich deshalb, am Telefon nach der Mailadresse zu fragen und nicht nur nach der Handynummer.

Die Lücken-Ampel berät, sie blockiert nicht

Sobald du eine Uhrzeit eintippst, prüft die Seite im Hintergrund, wie gut diese Zeit in deinen Tag passt, und schlägt gegebenenfalls eine bessere Alternative vor, mit einem Klick übernommen.

Sie hindert dich aber an nichts. Wenn du weißt, warum du diesen Termin genau dorthin legst, trägst du ihn dort ein. Die Ampel ist eine zweite Meinung, keine Genehmigung.

Ein Anruf um kurz vor Feierabend

Ein Stammkunde will „irgendwann Donnerstagvormittag“. Du wählst die Leistung, lässt das Feld für Mitarbeitende leer und tippst 10:30 ein.

Die Ampel meldet, dass 10:00 eine offene Lücke schließen würde, während 10:30 eine Restzeit von 25 Minuten übrig ließe. Du fragst kurz nach, der Kunde sagt zu, ein Klick, und die Zeit ist geändert.

Gut zu wissen

Kein Datenschutz-Häkchen, das ist ein interner Vorgang deiner Mitarbeitenden, keine Selbstbuchung des Gastes.
Genau deshalb kann diese Kundschaft dir online auch keine Werbe-Einwilligung geben. Sie kann nur über den Link in ihrer Bestätigungsmail zustimmen und ohne hinterlegte E-Mail-Adresse gar nicht.
Die Lücken-Ampel bewertet die eingetippte Zeit und schlägt gegebenenfalls eine bessere vor. Sie berät nur und blockiert nichts.

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