Kundschaft anlegen und pflegen
Die Kundenkartei ist die Stelle, an der aus einzelnen Terminen ein Bild wird: Wer kommt regelmäßig, wer hat eine Allergie, wer hat wann Geburtstag. Sie füllt sich bei Online-Buchungen von selbst, du musst also nur das nachtragen, was am Telefon oder am Tresen entsteht. Alles, was später an Geburtstagsgrüßen, Erinnerungen und Auswertungen möglich ist, hängt an dieser Liste.
Wo du es findest
Admin → Kunden
So geht's
„Neuer Kunde“ klicken und Name eintragen.
Mindestens zwei Zeichen, und mindestens eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer.
Optional Geburtstag hinterlegen.
Nur damit sind Geburtstagsgrüße möglich.
Notizen eintragen.
Team-Notizen sehen alle; interne Notizen (für Allergien und Besonderheiten) nur Inhaber und Manager.
Speichern.
Zwei Arten von Notiz, zwei Arten von Leser
Team-Notizen sehen alle, die Zugang haben. Dort gehört hin, was im Alltag hilft: „kommt meist zehn Minuten zu spät“, „mag keinen Smalltalk“, „parkt hinterm Haus“.
Interne Notizen sehen nur Inhaber und Manager. Sie sind für alles gedacht, was sensibler ist: Allergien, Unverträglichkeiten, Besonderheiten, über die nicht das ganze Team Bescheid wissen muss.
Die Trennung ist keine Förmlichkeit: Sobald du Zugänge an mehrere Personen vergibst, entscheidet sie darüber, wer welche Gesundheitsangabe zu sehen bekommt. Überlege beim Eintragen kurz, welches Feld das richtige ist.
Das VIP-Kennzeichen ist ein Nachweis, keine Auszeichnung
Wenn du es setzt, wird ein Zeitstempel als Einwilligungsnachweis gespeichert. Es ist damit rechtlich dasselbe wie ein Häkchen, das die Person selbst gesetzt hätte, nur dass sie es nicht getan hat.
Setz es deshalb nur, wenn jemand dem tatsächlich zugestimmt hat. Als bloße Markierung für „gute Kundin“ sind die Team-Notizen der richtige Ort; die kosten nichts und behaupten nichts.
Was von selbst passiert
Bucht jemand online, wird er automatisch mit einem bestehenden Kundeneintrag verknüpft, sobald E-Mail-Adresse oder Telefonnummer übereinstimmen. Gibt es keinen passenden, entsteht einer. Nachtragen musst du nach einer Online-Buchung also nichts.
Bei Terminen, die du selbst anlegst, geschieht dasselbe, vorausgesetzt, du trägst dieselbe Adresse oder Nummer ein wie beim letzten Mal. Ein Tippfehler erzeugt einen zweiten Datensatz, und der zählt in der Auswertung als zweite Person.
Gut zu wissen
- Wer online bucht, wird automatisch mit einem Kundeneintrag verknüpft oder legt einen an. Du musst nach einer Online-Buchung nichts nachtragen.
- Das VIP-Kennzeichen ist ein Einwilligungsnachweis mit Zeitstempel, keine Dekoration. Setz es nur, wenn die Person dem tatsächlich zugestimmt hat.
- Kundschaft, die drei Jahre lang nicht gebucht hat und in dieser Zeit auch nicht bearbeitet wurde, wird automatisch gelöscht. Das verlangt die Speicherbegrenzung der DSGVO.
Passt dazu
- Kundendaten aus einer CSV-Datei importierenBestandskundschaft aus deinem alten System übernehmen, mit den Grenzen, die der Import hat.
- Kunde löschen (Auskunft und Löschung nach DSGVO)Was gelöscht wird, was bleibt und was du bei einem Löschverlangen tun musst.
- Einwilligungen ansehen und widerrufenWarum du eine Werbe-Einwilligung widerrufen, aber nie selbst erteilen kannst.
- Geburtstagsgrüße und Aktionenab ProZum Geburtstag gratulieren, automatisch, aber nur mit hinterlegtem Datum.
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