Kundendaten aus einer CSV-Datei importieren

Wer von einem anderen Anbieter kommt, hat meist schon hunderte Kundendatensätze, die von Hand abzutippen wäre ein Wochenende. Der Import übernimmt sie aus einer CSV-Datei, kostet nichts und läuft ohne unsere Hilfe. Er hat allerdings ein paar Grenzen, die man vorher kennen sollte, weil sie sich hinterher nur mühsam korrigieren lassen.

Wo du es findest

Admin → Kunden → Import

So geht's

Exportiere deine Kundenliste beim alten Anbieter als CSV.
Zieh die Datei in das Importfeld.
Komma und Semikolon als Trennzeichen werden beide erkannt.
Prüfe die Vorschau der ersten fünf Zeilen und ordne die Spalten zu.
Naheliegende Spalten erkennt der Import selbst; korrigiere den Rest von Hand.
Import starten.

Die Anführungszeichen-Falle

Der Import trennt die Spalten schlicht am Komma oder Semikolon. Was in Anführungszeichen steht, wird dabei nicht als zusammengehörig erkannt.

Praktische Folge: Steht in einer Zelle „Hauptstraße 5, 12345 Berlin“, zählt das Komma darin als Spaltentrenner, ab dieser Zeile verrutscht alles nach rechts. Bei einer Datei mit dreihundert Zeilen fällt das erst auf, wenn jemand anruft und sich über eine falsche Anrede wundert.

Prüfe deine Datei vorher auf Kommas und Semikolons innerhalb von Feldern, oder ersetze sie durch etwas anderes. Die Vorschau der ersten fünf Zeilen hilft nur, wenn der Fehler auch dort steckt.

Was nicht mitkommt

Team-Notizen und das VIP-Kennzeichen werden nicht importiert, auch wenn du Spalten dafür hast. Beides musst du nachtragen.

Werbe-Einwilligungen kommen ebenfalls nicht mit, und das lässt sich auch nicht umgehen. Eine Einwilligung ist an den Empfänger gebunden, dem sie gegeben wurde: Was jemand deinem alten Anbieter erlaubt hat, hat er nicht dir erlaubt. Wer importierte Adressen bewirbt, verschickt unerlaubte Werbung.

Termine gibt es überhaupt nicht als Import. Bestehende Termine übernimmt nur der Einrichtungsservice von Hand.

Ein zweiter Import repariert nichts

Dubletten werden übersprungen und nicht aktualisiert. Erkannt wird eine Dublette über die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer innerhalb deines Betriebs.

Wenn du also merkst, dass die erste Datei fehlerhaft war, und eine korrigierte hochlädst, passiert nichts, die Datensätze existieren ja bereits. Der Weg zurück führt über das Löschen der falschen Einträge, und das geht nur einzeln.

Deshalb der dringende Rat: Importiere zuerst eine Datei mit fünf Zeilen, sieh dir das Ergebnis an, und nimm erst dann die vollständige.

Ein Probelauf spart einen Abend

Ein Studio exportiert 412 Kundendatensätze aus dem alten System. Vor dem großen Import kopiert die Inhaberin die ersten fünf Zeilen in eine eigene Datei und lädt nur die hoch.

Dabei fällt auf, dass die Spalte „Mobil“ als Notiz erkannt wurde und die Adressspalte Kommas enthält. Sie korrigiert beides in der Ursprungsdatei, löscht die fünf Testeinträge und importiert dann sauber alle 412.

Gut zu wissen

Der Import kommt mit Anführungszeichen in Feldern nicht sauber zurecht. Steht in einer Zelle ein Komma oder Semikolon in Anführungszeichen, etwa bei einer Adresse, , verrutschen die Spalten. Prüfe solche Felder vorher oder entferne die Trennzeichen daraus.
Team-Notizen und das VIP-Kennzeichen werden nicht importiert. Die musst du nachtragen.
Dubletten werden übersprungen, nicht aktualisiert. Erkannt wird über E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Ein zweiter Import mit korrigierten Daten überschreibt also nichts.
Werbe-Einwilligungen kommen nicht mit, sie lassen sich grundsätzlich nicht importieren. Eine Einwilligung, die jemand deinem alten Anbieter gegeben hat, ist nicht deine bei uns.
Es gibt keinen Import für Termine. Bestehende Termine übernimmt nur der Einrichtungsservice.

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