Urlaub, Krankheit und Fortbildung eintragen
Wenn jemand ausfällt, sind zwei Dinge zu tun: Für den Zeitraum darf nichts Neues mehr gebucht werden, und die bereits gebuchten Termine brauchen eine Lösung. Der erste Teil geschieht sofort, sobald du die Abwesenheit einträgst. Der zweite passiert bewusst nicht automatisch, aber du bekommst die betroffenen Termine aufgelistet und kannst sie mit einem Klick gemeinsam absagen.
Wo du es findest
Admin → Mitarbeiter → Person öffnen → Abwesenheiten
So geht's
Zeitraum eintragen und einen Grund wählen: Krank, Urlaub, Fortbildung oder Sonstiges.
Die Liste der betroffenen künftigen Termine prüfen.
Sie erscheint direkt darunter, sobald der Zeitraum steht.
Bei Bedarf „Alle benachrichtigen“ klicken.
Das sagt die Termine nacheinander ab und verschickt jeweils eine Storno-Mail mit Link zum Neubuchen.
Warum bestehende Termine stehen bleiben
Eine Abwesenheit sperrt die Zukunft, sie räumt nicht die Gegenwart auf. Das ist Absicht: Nicht jede Krankmeldung führt dazu, dass alle Termine ausfallen, manchmal übernimmt jemand anderes, manchmal wird nur der halbe Tag gestrichen.
Deshalb bekommst du die betroffenen Termine als Liste zu sehen und entscheidest. Erst wenn du „Alle benachrichtigen“ drückst, werden sie nacheinander abgesagt, jeweils mit einer Storno-Mail samt Link zum Neubuchen.
Dieser Klick ist endgültig. Die Termine sind danach abgesagt und die Mails unterwegs, es gibt kein Zurücknehmen. Lies die Liste vorher durch.
Abwesenheiten können nur sperren
Hier lassen sich ausschließlich Zeiträume blockieren. Zusätzliche Arbeitszeit außerhalb der Wochenvorlage („am Samstag springt sie ausnahmsweise ein“) kannst du auf diesem Weg nicht eintragen.
Für einen einmaligen Zusatztermin ist die Schnellanlage der Weg: Sie legt den Termin unabhängig von den Arbeitszeiten an. Für dauerhaft geänderte Zeiten ist es die Wochenvorlage.
Wann Betriebs-Schließzeiten der bessere Weg sind
Wenn der ganze Betrieb geschlossen ist: Betriebsferien, Feiertag, Inventur, , trägst du das nicht bei jeder Person einzeln ein, sondern als Schließzeit des Betriebs.
Der Unterschied ist nicht nur Aufwand: Schließzeiten stehen in der Rangfolge ganz oben und schlagen jede individuelle Arbeitszeit. Wer dagegen bei fünf Personen fünf Abwesenheiten pflegt, vergisst irgendwann die sechste.
Kurzfristiger Ausfall am Donnerstag
Eine Kollegin meldet sich am Mittwochabend krank. Der Inhaber trägt Donnerstag bis Freitag als Abwesenheit mit Grund „Krank“ ein.
Darunter erscheinen sieben betroffene Termine. Zwei davon kann eine andere Kollegin übernehmen, die bucht er von Hand um. Für die restlichen fünf klickt er „Alle benachrichtigen“; sie bekommen eine Absage mit Link zum Neubuchen und tragen sich größtenteils selbst wieder ein.
Gut zu wissen
- Abwesenheiten sperren nur. Zusätzliche Arbeitszeiten außerhalb der Wochenvorlage lassen sich hier nicht eintragen.
- „Alle benachrichtigen“ ist endgültig: Die Termine sind danach abgesagt, deine Kundschaft hat die Mail. Prüfe die Liste vorher.
- Für Betriebsferien, in denen niemand arbeitet, sind die Schließzeiten des Betriebs der bessere Weg, sonst trägst du dasselbe bei jeder Person ein.
Passt dazu
War diese Anleitung hilfreich?
Etwas unklar? Schreib uns.