Arbeitszeiten einer Person festlegen

Fast kein Betrieb hat ein Team, das exakt zu den Öffnungszeiten arbeitet: Teilzeit, freie Tage, ein Vormittag in der Berufsschule. Eine eigene Wochenvorlage legt fest, wann für genau diese Person Termine angeboten werden. Dabei gibt es einen Unterschied, der im Alltag regelmäßig für Verwirrung sorgt, zwischen „hat frei“ und „hat noch keine eigenen Zeiten“.

Wo du es findest

Admin → Mitarbeiter → Person öffnen → Arbeitszeiten

So geht's

Person öffnen. Solange sie keine eigene Vorlage hat, siehst du einen Hinweis und den Knopf „Betriebs-Vorgabe übernehmen“.
Entweder die Betriebszeiten übernehmen und anpassen, oder die Tage direkt setzen.
Pro Tag sind beliebig viele Zeitblöcke möglich, zum Beispiel 09:00–12:00 und 14:00–18:00.
Speichern.

Der Moment, ab dem die Vererbung endet

Solange eine Person keine eigene Vorlage gespeichert hat, erbt sie deine Betriebsöffnungszeiten. Änderst du die Öffnungszeiten, wandern ihre Arbeitszeiten mit. Für Betriebe, in denen alle zu denselben Zeiten da sind, ist das genau richtig, man muss gar nichts tun.

Ab dem ersten Speichern einer eigenen Vorlage ist diese Verbindung getrennt, endgültig und für immer. Verlängerst du danach deine Öffnungszeiten am Donnerstag um zwei Stunden, ändert sich für diese Person nichts.

Das ist bewusst so: Eine Vorlage, die sich hinter dem Rücken mit den Betriebszeiten mitbewegt, wäre kein Dienstplan, sondern eine Überraschung. Wer die neuen Zeiten übernehmen will, drückt „Betriebs-Vorgabe übernehmen“ und passt danach an.

„Hat frei“ und „nicht gesetzt“ sind zweierlei

Ein Tag ohne Zeitblöcke in einer gespeicherten Vorlage bedeutet: Diese Person hat an diesem Tag frei. Er fällt nicht auf die Betriebszeiten zurück.

Das ist der häufigste Stolperstein überhaupt. Wer nur den Montag freinehmen will und alles andere bei den Betriebszeiten belassen möchte, kann die Vorlage nicht einfach speichern und den Montag leeren, mit dem Speichern gelten alle sieben Tage aus der Vorlage, auch die, die man gar nicht anfassen wollte.

Der richtige Weg: erst „Betriebs-Vorgabe übernehmen“, dann den Montag leeren, dann speichern. Danach stehen alle Tage explizit da, und der Montag ist bewusst leer.

Welche Regel gewinnt

Vier Ebenen entscheiden über die Verfügbarkeit, in dieser Reihenfolge: Betriebs-Schließzeiten schlagen alles. Danach die Abwesenheiten der Person. Danach ihre Wochenvorlage. Zuletzt, nur wenn keine eigene Vorlage existiert, die Betriebsöffnungszeiten.

Wenn also jemand trotz eingetragener Arbeitszeit nicht buchbar ist, lohnt der Blick von oben nach unten: Liegt ein Betriebsfeiertag darauf? Steht eine Abwesenheit im Weg? Erst danach lohnt es sich, an der Wochenvorlage zu zweifeln.

Eine Auszubildende mit Berufsschultag

Der Salon hat Montag bis Samstag geöffnet. Die Auszubildende ist mittwochs in der Schule.

Die Inhaberin öffnet ihren Eintrag, drückt „Betriebs-Vorgabe übernehmen“, löscht die Blöcke am Mittwoch und speichert. Ab jetzt bietet die Buchungsseite bei ihr mittwochs nichts an, bei den Kolleginnen, die keine eigene Vorlage haben, weiterhin schon.

Gut zu wissen

Ab dem ersten Speichern gilt ausschließlich die eigene Vorlage. Änderst du danach die Betriebsöffnungszeiten, ändert sich für diese Person nichts mehr.
Ein Tag mit null Blöcken heißt „hat frei“ und fällt nicht auf die Betriebszeiten zurück. Das ist der häufigste Stolperstein: Wer den Montag leeren will, aber die Betriebszeiten behalten, darf die Vorlage gar nicht erst speichern.
Die Reihenfolge, in der Zeiten gelten: Betriebs-Schließzeiten schlagen alles, dann Abwesenheiten der Person, dann ihre Wochenvorlage, zuletzt die Betriebsöffnungszeiten.

Passt dazu

War diese Anleitung hilfreich?

Alle Anleitungen

Etwas unklar? Schreib uns.