Eigenen Kalender verbinden (für Mitarbeitende)

ab Pro

Wer neben der Arbeit noch ein Leben hat, kennt das Problem: Der Arzttermin steht im privaten Kalender, das Buchungssystem weiß nichts davon und vergibt die Zeit trotzdem. Diese Verbindung schließt die Lücke, belegte Zeiten aus dem eigenen Kalender sperren automatisch die eigenen Buchungszeiten, ohne dass jemand im Betrieb erfährt, worum es dabei geht.

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Diese Funktion gibt es ab Pro.

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Wo du es findest

Admin → Mitarbeitende → Person öffnen → Externe Kalender

So geht's

Die Inhaberin oder der Inhaber erzeugt auf der Mitarbeiterseite eine Einladung.
Der Link lässt sich kopieren und auf jedem Weg weitergeben. Wer eine E-Mail-Adresse einträgt, bekommt die Einladung zusätzlich zugeschickt.
Die eingeladene Person öffnet den Link und wählt Google oder Outlook.
Dafür ist kein Zugang zu unserer App nötig. Der Link führt auf eine eigene Seite, auf der vorher steht, was gelesen wird und was nicht.
Nach der Anmeldung beim Anbieter ist die Verbindung sofort aktiv.
Ab dem nächsten Abgleich sperren belegte Zeiten die Buchungszeiten dieser einen Person. Der Abgleich läuft alle 15 Minuten.
Trennen geht jederzeit, auf derselben Seite und ohne Rückfrage.
Mit dem Trennen werden die übernommenen Zeiten sofort gelöscht und die Freigabe beim Anbieter zurückgezogen.

Was von einem privaten Termin bei uns ankommt

Genau zwei Angaben: wann er anfängt und wann er aufhört. Sonst nichts. Betreff, Ort, Notizen und Teilnehmerlisten fragen wir bei Google und Microsoft gar nicht erst ab, für diese Angaben gibt es in unserer Datenbank kein Feld, in das sie passen würden.

Das ist kein Versprechen, sondern eine Bauweise. Wer die Zeiten im Terminbuch sieht, sieht einen grauen Block „Nicht verfügbar“, dieselbe Anzeige wie bei einer eingetragenen Abwesenheit. Ob dahinter ein Zahnarzttermin, ein Elternabend oder eine Beerdigung steckt, erfährt der Betrieb nicht, weil wir es selbst nicht wissen.

Umgekehrt gilt dasselbe: In den privaten Kalender schreiben wir nichts hinein. Die Verbindung liest nur. Wer den betriebseigenen Kalender im Blick hat, in den gebuchte Termine eingetragen werden, meint eine andere Funktion, den Kalender-Sync des Betriebs.

Warum manche Einträge nichts sperren

Ein Kalender enthält mehr als Termine. Geburtstage, Feiertage, Erinnerungen und Einladungen, auf die noch niemand geantwortet hat, stehen dort ebenso und würden, alle zusammengenommen, den Arbeitstag zuverlässig unbuchbar machen.

Deshalb zählt für uns, was der Kalender selbst als belegt führt. Ein Eintrag, der als „frei“ markiert ist, sperrt nichts; ganztägige Einträge sind das in aller Regel. Eine Einladung sperrt erst, wenn die eingeladene Person zusagt.

Einstellen musst du dafür nichts. Die Unterscheidung kommt aus dem Kalender selbst, nicht aus einer Regel bei uns.

Sabine, Kosmetikerin, zwei Behandlungsräume

Sabine arbeitet dienstags von 9 bis 17 Uhr. Am Dienstagvormittag hat sie einen Augenarzttermin um 10:30 Uhr, den sie vor Wochen in ihren privaten Google-Kalender eingetragen hat, eine Stunde inklusive Anfahrt.

Ohne die Verbindung hätte das Buchungssystem diese Stunde vergeben, und Sabine hätte am Montagabend gemerkt, dass sie zwei Termine gleichzeitig hat. Mit der Verbindung ist die Zeit von 10:30 bis 11:30 Uhr auf der Buchungsseite schlicht nicht mehr da.

Ihre Kollegin Meike, die im zweiten Raum arbeitet, ist davon nicht betroffen, dienstags um 10:30 Uhr bleibt sie ganz normal buchbar. Und im Terminbuch des Studios steht bei Sabine ein grauer Block „Nicht verfügbar“. Dass es der Augenarzt ist, weiß niemand ausser Sabine.

Gut zu wissen

Die Verbindung gehört immer genau einer Person. Ein privater Termin der Inhaberin sperrt niemals die Zeiten ihrer Mitarbeitenden und umgekehrt genauso wenig.
Wir lesen ausschließlich Anfang und Ende belegter Zeiten. Betreff, Ort und Teilnehmer erreichen uns technisch gar nicht; für diese Angaben gibt es bei uns kein Feld.
Im Terminbuch erscheint ein grauer Block „Nicht verfügbar“. Das Personal sieht also, dass die Zeit belegt ist, aber nie, womit, genau so viel wie bei einer eingetragenen Abwesenheit auch.
Termine, die im Kalender als „frei“ markiert sind, sperren nichts. Ganztägige Einträge wie Geburtstage bleiben damit wirkungslos, ohne dass du etwas einstellen musst.
Unbeantwortete Einladungen zählen nicht als belegt. Erst wer zusagt oder den Termin selbst anlegt, sperrt damit Zeit.
Der Einladungslink gilt 72 Stunden und lässt sich nur einmal einlösen. Danach oder nach dem Zurückziehen erzeugst du einfach einen neuen.
Bei einem Microsoft-Geschäftskonto kann beim ersten Verbinden eine einmalige Freigabe durch die Administration nötig sein. In kleinen Betrieben ist das meistens die Inhaberin selbst.

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