Eigene Mails zu selbst gewählten Anlässen

ab Pro

Manches passt in keine der festen Termin-Mails: eine Begrüßung an jemanden, der zum ersten Mal kommt, ein Pflegehinweis ein paar Stunden nach der Behandlung, eine Aktion zu einem Stichtag. Dafür kannst du eigene Mails anlegen. Es gibt genau drei Anlässe, und die sind nicht frei wählbar, aus gutem Grund.

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Wo du es findest

Admin → Einstellungen → Mailtexte → Eigene Mails

So geht's

Vor dem ersten Besuch, geht an Neukundschaft, deren erster Termin noch bevorsteht.
Gehört zum Termin, braucht deshalb keine Werbe-Einwilligung und ist genau darum kein Platz für Angebote. Abmeldelink und Impressum stehen trotzdem darunter.
Nach dem Termin, geht Stunden nach einem abgeschlossenen Termin raus.
Gilt als Werbung und braucht eine Einwilligung.
Zum Stichtag, geht an ein Segment deiner Kundschaft.
Gilt ebenfalls als Werbung.

Warum es keinen freien Zeitpunkt gibt

Aus jedem der drei Anlässe folgt eine eigene Rechtsgrundlage. Die Begrüßung vor dem ersten Besuch gehört zum Termin und braucht keine Werbe-Einwilligung. Die Nachsorge nach dem Termin und die Stichtags-Mail gelten als Werbung und gehen ausschließlich an Kundschaft, die zugestimmt hat.

Ein frei wählbarer Zeitpunkt würde diese Zuordnung unmöglich machen. Beim Versand ließe sich nicht mehr entscheiden, ob es Vertragserfüllung oder Werbung ist und im Zweifel würde alles als Werbung behandelt werden müssen, was die harmlose Begrüßung mit erschlagen hätte.

Was in einer Werbemail nicht stehen darf

In werblichen eigenen Mails lässt sich die gebuchte Leistung nicht als Platzhalter einsetzen. Welche Behandlung jemand hatte, ist eine Information, die in einer Werbemail nichts zu suchen hat.

In der Begrüßung vor dem ersten Besuch ist der Platzhalter dagegen zulässig, dort geht es um genau diesen Termin, und die Information ist gerade der Zweck der Nachricht.

Wie die beiden Zeitpunkte berechnet werden

Die Nachsorge-Mail geht nur an Termine mit Status „abgeschlossen“. Eine Pflegeempfehlung an jemanden, der gar nicht erschienen ist, wäre peinlich und ein Hinweis darauf, dass niemand hinschaut.

Die Begrüßung rechnet den ersten Besuch über die tatsächlichen Termine nach, nicht über das Anlagedatum des Kundendatensatzes. Wer seit Jahren zu dir kommt und heute zum ersten Mal online bucht, wird deshalb nicht als Fremder angesprochen.

Beim Kontingent gilt: Auch abgeschaltete Vorlagen zählen mit. Sonst ließe sich das Limit durch Abschalten und Neuanlegen beliebig überziehen.

Gut zu wissen

Der Anlass „Vor dem ersten Besuch“ ist die einzige eigene Mail, die ohne Einwilligung rausgeht. Rabatte, Angebote und Empfehlungen gehören deshalb in die werblichen Anlässe, die Rechtsgrundlage hängt am Auslöser, nicht am Inhalt.
Seit dem 27.08.2026 trägt auch diese Mail einen Abmeldelink, und wer ihn benutzt, bekommt sie nicht mehr. Terminbestätigungen und Erinnerungen laufen davon unberührt weiter.
Es gibt genau diese drei Anlässe, keinen freien Zeitpunkt. Aus jedem Auslöser folgt eine eigene Rechtsgrundlage, und die kann nicht erst beim Versand entschieden werden.
Die Nachsorge-Mail geht nur an Termine mit Status „abgeschlossen“. Eine Nachsorge an jemanden, der gar nicht da war, wäre peinlich.
Die Begrüßung rechnet den ersten Besuch über die Termine nach, nicht über das Anlagedatum des Kundendatensatzes. Wer seit Jahren kommt und heute zum ersten Mal online bucht, wird nicht als Fremder angesprochen.
In werblichen eigenen Mails darfst du die Leistung nicht als Platzhalter einsetzen. Welche Behandlung jemand hatte, gehört nicht in eine Werbemail.
Auch abgeschaltete Vorlagen zählen gegen dein Kontingent, sonst ließe es sich durch Abschalten und Neuanlegen überziehen.
Gehst du von Enterprise auf Pro zurück, bleiben alle Vorlagen gespeichert, verschickt werden aber nur noch die beiden ältesten.

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