Eigene Einwilligungen im Buchungsformular

ab Enterprise

Manche Branchen brauchen eine Zustimmung, die es bei uns nicht als Standard gibt: die Kenntnisnahme einer Hausordnung, die Bestätigung von Pflegehinweisen, die Freigabe für Fotos. Hier formulierst du solche Häkchen selbst (als Pflicht oder als freiwillige Angabe) und bekommst dafür einen Nachweis, der auch in einem Jahr noch aussagekräftig ist.

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Wo du es findest

Admin → Einstellungen → Unterlagen & Einwilligungen

So geht's

Einwilligung anlegen: Text, optional Erläuterung und Link.
Festlegen, ob sie Pflicht oder freiwillig ist.
Optional auf eines deiner Dokumente verweisen.

Der eingefrorene Wortlaut

Wenn jemand zustimmt, wird nicht nur das Häkchen gespeichert, sondern der vollständige Text, dem er zugestimmt hat. Änderst du den Wortlaut später, behalten alte Zustimmungen ihre alte Fassung.

Genau das macht den Nachweis belastbar. Ein Eintrag „hat der Hausordnung zugestimmt“ ist wertlos, wenn sich die Hausordnung seither zweimal geändert hat, man wüsste nicht, wozu er ja gesagt hat.

In der Kundenakte siehst du deshalb den gespeicherten Wortlaut selbst, nicht nur den Namen der Einwilligung.

Wo Pflicht-Einwilligungen überall greifen

Auf der Buchungsseite und im eingebetteten Formular, und ebenso beim Annehmen eines Wartelisten-Angebots. Ohne die Häkchen wird der Platz dort nicht vergeben, das Angebot bleibt aber offen, es verfällt also nicht wegen eines fehlenden Hakens.

Beim Chatbot ist es anders: Hast du Pflicht-Einwilligungen, bucht er nicht mehr selbst, sondern verweist auf das Formular. Eine im Chat nebenbei eingeholte Zustimmung wäre kein belastbarer Nachweis, und ein schwacher Nachweis ist gefährlicher als keiner.

Termine, die dein Personal einträgt: Telefon, Tresen, Kiosk, , sind ausgenommen. Dort holst du die Einwilligung vor Ort ein, auf Papier oder mündlich.

Pflicht und Freiwilligkeit dürfen nicht verschwimmen

Beide werden optisch getrennt dargestellt. Das ist keine Gestaltungsfrage: Artikel 7 Abs. 4 DSGVO verlangt, dass eine freiwillige Einwilligung erkennbar nicht Bedingung des Vertragsschlusses ist.

Wenn ein freiwilliges Häkchen aussieht wie ein Pflichthaken, ist die Einwilligung angreifbar. Überlege deshalb bei jeder Einwilligung ehrlich, ob sie wirklich Pflicht sein muss, im Zweifel ist sie es nicht.

Ein Tattoo-Studio und die Aufklärung

Das Studio legt eine Pflicht-Einwilligung „Ich habe die Hinweise zur Nachsorge gelesen“ an und verweist darauf auf sein hochgeladenes Merkblatt.

Zusätzlich gibt es ein freiwilliges Häkchen für die Freigabe von Fotos auf Instagram. Beide stehen optisch getrennt; wer das zweite nicht setzt, kann trotzdem buchen.

Gut zu wissen

Pflicht und Freiwilligkeit werden optisch getrennt dargestellt. Sie dürfen nicht verschwimmen.
Der Wortlaut wird beim Zustimmen eingefroren. Änderst du den Text später, behalten alte Zustimmungen ihre Fassung, nur so ist der Nachweis belastbar.
In der Kundenakte siehst du den gespeicherten Wortlaut, nicht nur den Namen der Einwilligung.
Termine, die dein Personal einträgt: Telefon, Tresen, Kiosk, , sind ausgenommen. Dort holst du die Einwilligung vor Ort ein.
Hast du Pflicht-Einwilligungen, bucht der Chatbot nicht mehr, sondern verweist auf das Formular. Eine im Chat eingeholte Einwilligung wäre kein belastbarer Nachweis.
Auch der Wartelisten-Platz zeigt deine Pflicht-Häkchen. Ohne sie wird der Platz nicht vergeben, das Angebot bleibt aber offen.

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