Rollen und Rechte
Fünf vorgegebene Rollen regeln, wer Einstellungen ändern, Kundendaten bearbeiten oder die Abrechnung sehen darf. Sie sind die Vorbelegung, eigene Rollen mit frei gewählten Rechten legst du im Artikel „Eigene Rollen anlegen“ an. Wichtig: Ein Eintrag in der Mitarbeiterliste ist ein Kalender-Eintrag, kein Zugang. Beides ist getrennt.
So geht's
Inhaber, darf alles, inklusive Team-Verwaltung, Rechtstexte und Abrechnung.
Manager, darf Leistungen, Mitarbeitende, Einstellungen und Kundendaten bearbeiten. Kein Zugriff auf Abrechnung, Rechtstexte und Team-Verwaltung.
Mitarbeitende und Empfang, dürfen alle Termine sehen und bearbeiten, aber keine Einstellungen, keine Leistungen, keine Kundendaten ändern.
Warum jeder alle Termine sieht
Wer Termine sehen darf, sieht alle Termine des Betriebs, es gibt keine Einstellung „nur die eigenen“. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Entscheidung, die man kennen sollte, bevor man Zugänge verteilt.
Der Grund ist der Alltag: Wenn eine Kollegin am Empfang steht und ein Kunde nach dem Termin einer anderen fragt, muss sie ihn finden können. Ein Kalender, in dem die Hälfte fehlt, führt dazu, dass wieder von Hand nebenher geführt wird, und dann stimmt gar nichts mehr.
Die Gegenleistung ist das Protokoll: Jede Änderung wird mit Person, Zeitpunkt und Vorher-Nachher festgehalten und steht in der Historie auf jeder Termin-Detailseite. Das ist allerdings nur etwas wert, wenn jede Person ihren eigenen Zugang hat. Ein gemeinsam genutztes Konto macht das Protokoll wertlos.
Die fünf Rollen als Vorbelegung
Inhaber, Manager, Mitarbeitende und Empfang sind die vorgegebenen Rollen, dazu kommt der Super-Admin auf Plattformseite. Sie unterscheiden sich an fünfzehn einzelnen Rechten, vom Bearbeiten der Leistungen bis zum Einsehen der Abrechnung.
Seit August 2026 sind sie allerdings nur noch die Vorbelegung. Ein Inhaber kann eigene Rollen mit frei gewählten Rechten anlegen und damit die Grenzen zwischen Manager und Empfang beliebig verschieben. Der zugehörige Artikel erklärt das.
Drei Rechte bleiben dem Inhaber vorbehalten und lassen sich nicht weitergeben: Team-Verwaltung, Rechtstexte und Abrechnung. Sie berühren Verträge und Geld.
Empfang mit erweiterten Rechten
Ein Salon möchte, dass die Person am Empfang Kundendaten pflegen darf: Adressänderungen, Telefonnummern, , aber keine Leistungen und Preise ändern kann.
Die Standardrolle „Empfang“ kann beides nicht, „Manager“ beides. Statt die falsche zu wählen, legt die Inhaberin eine eigene Rolle an und hakt genau die Kundendaten-Rechte an.
Gut zu wissen
- Ein Eintrag in der Mitarbeiterliste gibt noch keinen Zugang. Wer sich anmelden können soll, braucht zusätzlich eine Einladung, wie das geht, steht im nächsten Artikel.
- Bewusst „offenes Buch“: Wer Termine sehen darf, sieht alle Termine des Betriebs. Eine Beschränkung auf die eigenen Termine gibt es nicht. Dafür protokolliert das System jede Änderung mit Person, Zeitpunkt und Vorher/Nachher, sichtbar in der Historie auf jeder Termin-Detailseite. Das ist nur dann etwas wert, wenn jede Person ihren eigenen Zugang hat.
- Interne Kundennotizen (für Allergien und Besonderheiten) sehen nur Inhaber und Manager.
- Eine zweite Inhaberschaft lässt sich nicht selbst vergeben. Eine Betriebsübergabe ist ein seltener, folgenreicher Vorgang und läuft über den Support.
- Führst du mehrere Betriebe, gilt deine Rolle je Betrieb. Der Wechsel lädt die Seite komplett neu, damit die Rechte sauber neu ausgewertet werden.
Passt dazu
- Eigene Rollen anlegenab EnterpriseSelbst festlegen, was jemand darf: Recht für Recht angehakt.
- Kolleginnen und Kollegen einen eigenen Zugang gebenab EnterprisePer Einladung, jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Passwort an.
- Mehrere Betriebe verwaltenZwischen Standorten oder Firmen wechseln.
- Kundschaft anlegen und pflegenStammdaten, Geburtstag, Notizen und das VIP-Kennzeichen.
- Mitarbeitende entfernenDeaktivieren statt löschen und warum das die einzige Möglichkeit ist.
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