Eigene Rollen anlegen

ab Enterprise

Die vorgegebenen Rollen sind ein Kompromiss aus vielen Betrieben und passen deshalb selten genau. Eine Auszubildende soll Termine eintragen, aber keine Kundennotizen lesen. Die Aushilfe am Empfang soll Adressen pflegen, aber keine Preise ändern. Statt die nächstbeste Rolle zu wählen und zu viel oder zu wenig zu erlauben, hakst du in einer eigenen Rolle genau die fünfzehn Rechte an, die passen sollen.

Tarif

Diese Funktion gibt es ab Enterprise.

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Wo du es findest

Admin → Einstellungen → Team → Rollen

So geht's

Unten in der Tabelle einen Namen eintragen, zum Beispiel „Auszubildende“.
In derselben Zeile anhaken, was die Rolle darf.
Fünfzehn Rechte, von „Termine sehen“ bis „Statistik exportieren“. Fahr mit der Maus über eine Spaltenüberschrift, um zu sehen, was sie bedeutet.
„Anlegen“.
Beim nächsten Einladen erscheint deine Rolle in der Auswahl.

Die vier Rechte mit Stern

Vier der fünfzehn Rechte reichen weiter, als ihr Name vermuten lässt. Sie sind deshalb in der Tabelle mit einem Stern markiert, sieh sie dir an, bevor du sie vergibst.

Das folgenschwerste ist „Zugänge und Rollen verwalten“. Wer es bekommt, kann eigene Rollen anlegen und sich darin jedes andere Recht selbst zuteilen. Es ist damit faktisch ein Generalschlüssel und gehört nur an Menschen, denen du ohnehin alles anvertraust.

Eine Grenze bleibt aber auch dort: Inhaber werden oder dich als Inhaber absetzen kann damit niemand. Die Betriebsübergabe läuft ausschließlich über den Support.

Zwei Rechte, die es gar nicht gibt

Den Tarif wechseln oder kündigen und die Erklärungen zum Datenschutz abgeben, beides lässt sich nicht anhaken, in keiner Rolle. Es sind Handlungen, die Verträge begründen oder beenden, und sie bleiben beim Inhaber.

Nicht verwechseln mit „Abrechnung und Tarif sehen“: Dieses Recht zeigt Rechnungen, Zahlungsdaten und den laufenden Tarif. Ändern kann damit niemand etwas. Für eine Buchhaltungskraft ist es genau richtig.

Was beim Löschen einer Rolle passiert

Die Personen behalten ihren Zugang. Sie verlieren nur die Sonderrechte der gelöschten Rolle und fallen auf das Minimum zurück, anmelden ja, Termine sehen ja, alles Weitere nein.

Eine gelöschte Rolle ist also keine Kündigung und sperrt niemanden aus. Wer jemanden tatsächlich aussperren will, entzieht den Zugang unter „Team“.

Beim Bearbeiten gilt: Jede Zeile speichert für sich. Es gibt kein „alles speichern“ am Seitenende, und wer die Seite verlässt, ohne die geänderte Zeile zu speichern, verliert die Änderung.

Eine Rolle für die Auszubildende

Sie soll Termine sehen und eintragen, den Leistungskatalog lesen, aber keine Kundennotizen einsehen und nichts an den Einstellungen ändern.

Die Inhaberin legt die Rolle „Auszubildende“ an, hakt Termine lesen und schreiben sowie Katalog lesen an und lässt alles andere leer. Beim Einladen erscheint die neue Rolle in der Auswahl neben Manager, Mitarbeitende und Empfang.

Gut zu wissen

Jede Zeile speichert für sich. Ändere eine Rolle, klick auf „Speichern“ in derselben Zeile, es gibt kein „alles speichern“ am Seitenende.
Vier Rechte reichen weiter, als ihr Name vermuten lässt; sie sind mit einem Stern markiert. Das wichtigste ist „Zugänge und Rollen verwalten“: Wer es bekommt, kann Rollen anlegen und sich damit jedes andere Recht selbst geben. Vergib es nur an Menschen, denen du ohnehin alles anvertraust.
Auch mit diesem Recht kann niemand Inhaber werden oder dich als Inhaber absetzen. Das bleibt dir.
Löschst du eine Rolle, behalten die Personen ihren Zugang, sie verlieren nur die Sonderrechte und fallen auf das Minimum zurück. Eine gelöschte Rolle ist keine Kündigung.
Eine Rolle ohne ein einziges Häkchen kann sich anmelden und sonst nichts. Das ist erlaubt, aber selten gewollt.
Rollennamen gelten je Betrieb und dürfen sich nicht doppeln, auch nicht in anderer Schreibweise.
Zwei Dinge bleiben beim Inhaber und lassen sich nicht anhaken: den Tarif wechseln oder kündigen, und die Erklärungen zum Datenschutz abgeben. „Abrechnung und Tarif sehen“ zeigt Rechnungen und Zahlungsdaten, ändern kann sie damit niemand.

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