Kolleginnen und Kollegen einen eigenen Zugang geben

ab Enterprise

In vielen kleinen Betrieben kennt das ganze Team das Passwort des Inhabers. Das ist bequem und hat zwei Haken: Wer geht, nimmt den Zugang mit, und das Änderungsprotokoll sagt nur noch, dass „der Inhaber“ etwas geändert hat, also nichts. Mit eigenen Zugängen arbeitet jede Person unter ihrem Namen, und du kannst einzelne wieder entziehen, ohne allen anderen ein neues Passwort geben zu müssen.

Tarif

Diese Funktion gibt es ab Enterprise.

Tarife vergleichen

Wo du es findest

Admin → Einstellungen → Team

So geht's

Einstellungen öffnen, dann „Team“.
E-Mail-Adresse eintragen und die Rolle wählen.
Manager, Mitarbeitende oder Empfang oder eine Rolle, die du selbst angelegt hast. Was die Rolle jeweils darf, steht direkt an der Auswahl.
Optional den passenden Kalendereintrag zuordnen.
Verknüpft den Zugang mit der Person, die schon in deiner Mitarbeiterliste steht.
„Einladung schicken“, deine Kollegin bekommt eine Mail.
Sie klickt den Link, setzt ihr eigenes Passwort und ist drin.
Hat sie schon ein Seqnd.io-Konto, meldet sie sich damit an und nimmt die Einladung an.

Was bei einer Einladung tatsächlich passiert

Du legst kein Konto an und vergibst kein Passwort. Stattdessen geht eine Einladung an die eingetragene Adresse; die Person klickt den Link und setzt ihr eigenes Passwort. Du erfährst es nie, auch nicht als Inhaber, und das ist der ganze Punkt der Sache.

Hat jemand bereits ein Seqnd.io-Konto, weil er in einem anderen Betrieb arbeitet, meldet er sich damit an und nimmt die Einladung einfach an. Ein zweites Konto entsteht nicht.

Die Einladung gilt sieben Tage und lässt sich jederzeit zurückziehen. Sie ist außerdem an die eingetragene Adresse gebunden: Wird die Mail weitergeleitet, kann ein Dritter damit nichts anfangen.

Kalendereintrag und Zugang verknüpfen

Steht die Person schon in deiner Mitarbeiterliste, kannst du beim Einladen den passenden Eintrag zuordnen. Das ist optional, aber sinnvoll, danach gehören Kalendereintrag und Konto zusammen.

Ohne Zuordnung sind es zwei unabhängige Dinge: Der Kalendereintrag bekommt Termine, das Konto darf sich anmelden. Beides funktioniert, aber niemand sieht mehr, dass es dieselbe Person ist.

Zugang wieder entziehen

Das geht unter „Team“ mit einem Klick. Der Eintrag bleibt danach in der Liste stehen, sonst verlören vergangene Termine und Protokolleinträge ihre Zuordnung, und das Protokoll wäre wieder wertlos.

Deinen eigenen Zugang kannst du dir nicht entziehen. Das ist kein fehlendes Feature, sondern eine Sicherung: Du würdest dich damit dauerhaft aus deinem eigenen Betrieb aussperren.

Zugänge vergibt und entzieht ausschließlich der Inhaber. Ein Manager kann sich keine Verstärkung holen, das ist bewusst so, weil ein Zugang die Tür zu allen Kundendaten öffnet.

Eine neue Kollegin fängt an

Die Inhaberin legt zuerst einen Mitarbeitereintrag mit dem Namen an, damit die Neue im Kalender buchbar ist. Dann geht sie unter „Team“, trägt deren Mailadresse ein, wählt die Rolle „Mitarbeitende“ und ordnet den eben angelegten Eintrag zu.

Die Kollegin bekommt die Einladung, setzt ihr eigenes Passwort und sieht ab da denselben Kalender. Als sie ein halbes Jahr später geht, entzieht die Inhaberin den Zugang und deaktiviert den Mitarbeitereintrag, zwei Klicks, und niemand muss ein Passwort ändern.

Gut zu wissen

Du erfährst ihr Passwort nie, auch nicht als Inhaber. Das ist der Punkt der Sache.
Zugänge vergibt nur der Inhaber. Ein Manager kann sich keine Verstärkung holen.
Eine Einladung gilt 7 Tage und lässt sich jederzeit zurückziehen. Sie gilt außerdem nur für die eingetragene Adresse: Wird die Mail weitergeleitet, kann ein Dritter damit nichts anfangen.
Eine zweite Inhaberschaft lässt sich hier nicht vergeben. Für eine Betriebsübergabe melde dich beim Support.
Sobald jemand annimmt, bekommst du eine Mail. Kommt sie, obwohl du niemanden eingeladen hast oder bleibt sie aus, obwohl du eingeladen hast, , sieh nach.
Einen Zugang entziehst du unter „Team“. Der Eintrag bleibt in der Liste stehen, damit vergangene Termine und Protokolleinträge ihre Zuordnung behalten.
Deinen eigenen Zugang kannst du dir nicht entziehen, sonst sperrtest du dich aus deinem Betrieb aus.

Passt dazu

War diese Anleitung hilfreich?

Alle Anleitungen

Etwas unklar? Schreib uns.