Terminerinnerungen einrichten
Die meisten Termine platzen nicht aus Unlust, sondern aus Vergesslichkeit, besonders die, die vier Wochen vorher gebucht wurden. Eine Erinnerung ist deshalb der wirksamste einzelne Hebel gegen No-Shows, den es gibt. Jeder neue Betrieb startet automatisch mit einer Regel: 24 Stunden vorher, per E-Mail. Für viele reicht das; wer mehr braucht, legt weitere an.
Wo du es findest
Admin → Einstellungen → Benachrichtigungen
So geht's
Regel anlegen und den Zeitpunkt wählen, etwa 24 Stunden vor dem Termin.
Kanal festlegen: E-Mail, SMS oder beides.
Entscheiden, ob der Vorbereitungshinweis der Leistung mitgeschickt wird.
Speichern.
Warum die Zahl der Regeln begrenzt ist
Jede zusätzliche Regel mit SMS ist potenziell eine zusätzliche SMS je Buchung, und dein Kontingent wächst dabei nicht mit. Drei Regeln mit SMS bedeuten bei hundert Terminen dreihundert SMS im Monat.
Deshalb ist die Zahl der Regeln je Tarif begrenzt. Es ist keine willkürliche Schranke, sondern die Stelle, an der die Kosten entstehen.
Für die meisten Betriebe sind zwei Regeln der Sweetspot: eine per E-Mail zwei Tage vorher, eine per SMS am Vortag. Die erste erwischt die Termine, die man noch verschieben kann, die zweite die, die man sonst vergisst.
SMS geht nur mit ausdrücklicher Zustimmung
Eine Erinnerung per SMS geht nur an Kundschaft, die dem zugestimmt hat. Ohne Zustimmung bleibt es bei der E-Mail, die Buchung scheitert daran nicht.
Das entsprechende Häkchen erscheint im Buchungsformular überhaupt nur, wenn du mindestens eine Regel mit SMS eingerichtet hast. Sonst sammeltest du eine Einwilligung für etwas, das bei dir gar nicht stattfindet.
Die Reihenfolge ist also: erst die Regel anlegen, dann füllt sich mit der Zeit der Anteil derer, die zugestimmt haben. Bestandskundschaft kann nachträglich über den Link in ihrer Bestätigungsmail zustimmen.
Wann genau der Versand läuft
Der Versand läuft stündlich, nicht minutengenau. Eine Regel auf „genau 90 Minuten vorher“ trifft also auf die Stunde genau, die Nachricht kommt irgendwann in dem Zeitfenster, nicht auf die Minute.
Erinnerungen gehen nur an bestätigte Termine. Eine offene Anfrage bekommt keine, es steht ja noch nicht fest, ob der Termin stattfindet.
Eine Erinnerung „sofort bei Buchung“ gibt es nicht. Dafür ist die Bestätigungsmail da, und die geht ohnehin raus.
Zwei Regeln in einem Kosmetikstudio
Regel eins: 48 Stunden vorher per E-Mail, mit dem Vorbereitungshinweis der Leistung. Wer da noch absagen will, hat genug Zeit, und die Warteliste kann die Lücke füllen.
Regel zwei: 3 Stunden vorher per SMS, ohne Vorbereitungshinweis. Sie erwischt genau die Leute, die den Termin schlicht vergessen hätten. Bei etwa sechzig Terminen im Monat und rund der Hälfte mit SMS-Zustimmung sind das gut dreißig SMS, das passt in das Pro-Kontingent (50 im Monat). Im Basis-Tarif sind keine SMS enthalten; dort braucht diese Regel ein zugekauftes Paket.
Gut zu wissen
- Erinnerungen gehen nur an bestätigte Termine, nicht an offene Anfragen.
- Eine SMS-Erinnerung geht nur raus, wenn der Gast dem ausdrücklich zugestimmt hat. Ohne Zustimmung bleibt es bei der E-Mail.
- Das SMS-Häkchen erscheint im Buchungsformular überhaupt nur, wenn du mindestens eine Regel mit SMS hast.
- Jede zusätzliche Regel mit SMS ist potenziell eine zusätzliche SMS je Buchung, dein Kontingent wächst dabei nicht mit. Das ist der Grund, warum die Zahl der Regeln je Tarif begrenzt ist.
- Eine Erinnerung „sofort bei Buchung“ gibt es nicht. Dafür ist die Bestätigungsmail da.
- Der Versand läuft stündlich. Eine Regel auf „genau 90 Minuten vorher“ trifft also auf die Stunde genau, nicht auf die Minute.
Passt dazu
- SMS-Kontingent verstehenWie viele SMS enthalten sind, wann sie neu gutgeschrieben werden und wann sie verfallen.
- Vorbereitungshinweis zu einer LeistungEin kurzer Text plus Link, den deine Kundschaft vor dem Termin bekommt.
- Eigene Mailtexte schreibenab ProBestätigung, Erinnerung und alle anderen Endkundentexte in deinen Worten.
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