Wie lange Daten gespeichert bleiben
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren als nötig. Damit du das nicht selbst im Blick behalten musst, räumt ein nächtlicher Vorgang automatisch auf. Du musst also nichts tun, aber du solltest wissen, was wann verschwindet, damit du dich nicht eines Tages wunderst, wo die Bewertung von vor drei Jahren geblieben ist.
So geht's
Nach 3 Jahren: Kontaktdaten an Terminen werden unkenntlich gemacht.
Zeit, Leistung, Mitarbeitende, Preis und Status bleiben, deine Auswertung überlebt.
Nach 3 Jahren ohne Buchung und ohne Bearbeitung: Der Kundendatensatz wird gelöscht.
Nach 3 Jahren: Bewertungstexte werden geleert, die Sternebewertung bleibt.
Nach 3 Jahren: Versandprotokolle und das Änderungsprotokoll werden gelöscht.
Nach 2 Jahren: No-Show-Merkmale und Erinnerungs-Protokolle verfallen.
Unkenntlich machen statt löschen
Termine selbst werden nie gelöscht, nur ihre Kontaktfelder werden nach drei Jahren geleert. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern der einzige Weg, der nicht mehr zerstört als nötig.
Ein echtes Löschen des Termins würde alles mitreißen, was daran hängt: die Historie, die Erinnerungsprotokolle, die Bewertung, die Einwilligungsnachweise. Deine Umsatzauswertung bekäme rückwirkend Lücken, und die Nachweise, die du im Streitfall brauchst, wären mit weg.
Nach dem Leeren bleibt der Termin also als Vorgang bestehen (mit Zeit, Leistung, Person, Preis und Status) aber ohne die Angabe, wer er war.
Was nie gelöscht wird
Laufende Einwilligungen bleiben unbefristet gespeichert. Sie sind der Rechtsgrund für jeden künftigen Versand; ohne sie dürftest du gar nicht mehr senden, und der Nachweis wäre weg.
Widersprüche gegen Werbung ebenfalls. Ein Widerspruch gilt unbefristet, und ein gelöschter Widerspruch wäre gleichbedeutend mit einem aufgehobenen.
Notizen, die du selbst an einen Termin schreibst, werden nicht angefasst. Wenn du dort einen Klarnamen hinterlegst: „Termin für Frau Schneider verschoben“, , bleibt er auch nach drei Jahren stehen. Das ist der eine Ort, an dem du selbst aufpassen musst.
Eine Kundin, die zweieinhalb Jahre nicht da war
Ihr letzter Termin liegt im Februar 2024. Der Datensatz existiert weiterhin, die Frist von drei Jahren ohne Buchung und ohne Bearbeitung ist noch nicht abgelaufen.
Öffnet die Inhaberin den Datensatz und ändert eine Telefonnummer, beginnt die Frist von vorn: „bearbeitet“ zählt genauso wie „gebucht“. Wer eine Kundin behalten will, muss also nicht buchen, es genügt, den Datensatz zu pflegen.
Gut zu wissen
- Laufende Einwilligungen werden nie gelöscht. Sie sind der Rechtsgrund für jeden künftigen Versand, ohne sie dürftest du gar nicht mehr senden.
- Widersprüche gegen Werbung werden ebenfalls nie gelöscht. Ein Widerspruch gilt unbefristet.
- Termine selbst werden nie gelöscht, nur ihre Kontaktfelder unkenntlich gemacht. Ein echtes Löschen würde Historie, Erinnerungsprotokolle, Bewertungen und Einwilligungen mitreißen.
- Notizen, die du selbst an einen Termin schreibst, werden nicht angefasst. Wenn du dort einen Klarnamen hinterlegst, bleibt er stehen.
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